كيف تكتب خطاب شكر معبر واهم الأخطاء الواجب تجنبها  ؟

كيف تكتب خطاب شكر معبر واهم الأخطاء الواجب تجنبها  ؟

اتفاق عام ان
تعبيرك عن الامتنان لعملائك يعزز الثقة بينكم ويعطى الأفضلية لك من طرف العميل لتكرار عملية الشراء او التعاون المثمر

thanks
thanks

نقطة مهمة اوى ان حضرتك لما هتقرر انك تعبر عن الشكر والتقدير بنسبة كبيرة مش هتعرف اعمل اكتب ايه وايه الخطوات الصحيحة الواجب اتباعها لتنفيذ الامر ده – اكتب على ورق الشركة ولا ورق برنتر ؟ اوقع على الخطاب ولا كفاية اللوجو ؟ لازم المدير يوقع عليه ولا كدا حلو ؟ اجيب هدية مثلا عليها اهداء الشركة للعميل ؟ طيب انا شايف حاجة غلط من الزملاء فى العمل هل اصلحها واتكلم معاهم ؟

من واقع خبرات بسيطة نقدر ندردش معاك شوية فى الموضوع ده بعيدا عن الكتب  ..

كيف تكتب خطاب شكر معبر واهم الأخطاء الواجب تجنبها  ؟

المحتوى:

جزء 1 : تكوين الرسالة

الجزء 2 : استخدام العبارات المناسبة

الجزء 3 : كيف اكتب الرسالة ؟ 

 

بغض النظر عن نوع العمل او الخدمة التى تقدمها ، يمكن للتعبير عن امتنانك لعملائك أن يعزز العلاقة التي تشجعهم على العودة إليك عند الحاجة. يجب أن يكون كل خطاب شكر فريدًا ، لذا لا تستعمل قوالب جاهزة  او صيغة مسبقة او من الانترنت   ولكن هناك إرشادات لإعطاء طابع خاص على الجمل التى تكتبها للعميل . تابع القراءة إذا كنت تريد معرفة كيفية كتابة خطاب تعبر فيه إلى عملائك عن مدى تقديرك لهم.

جزء 1 : تكوين الرسالة

تكوين الرسالة
تكوين الرسالة

تهجئة اسم العميل بشكل صحيح. أثبتت العديد من دراسات السوق عدم فعاليتها في حالة عدم كتابة اسم العميل بشكل خاطىء. من الضروري التأكد من أن اسم الشخص الذي تكتب إليه مكتوب دون خطأ ، راجع على اسم العميل لو سمحت

ليه اكتب خطاب الشكر ؟ 

why
why

اكتب أسباب خطاب الشكر. كن محددًا قدر الإمكان. لو قلت مثلا فى خطابك  “شكرًا لك على الشراء” أمرًا رائعًا ، لكن من الأفضل أن تحدد نوع الشراء وكيف تم ذلك. من خلال إضفاء طابع شخصي على هذه العلاقة مع عميلك ، سيجعله يعود اليك .
حان دورك لتكون ممتن قدر الإمكان. قد يكون من الحكمة تذكر تفاصيل المحادثة التي أجريتها مع عميلك.
تجنب إعطاء رسالتك لمسة من شأنها أن تجعل خطاب الشكر الخاص بك رسالة قياسية أرسلت إلى مئات العملاء. زى مثلا الرد الجاهز شكرا لكم على كذا وكذا – نوع

 

المتابعة : 

قم بتضمين بضعة أسطر حول تتبع عملائك. خطاب الشكر هو طريقة جيدة لطرح بعض الأسئلة للتأكد من تلبية احتياجات العميل الخاصة بك. تساعد خدمة العملاء الجيدة في الحفاظ على العملاء وزيادة حجم مبيعات الشركة .

لا تحتاج إلى الإشارة بشكل كبير في خطاب الشكر الخاص بك بمتابعة العميل ، ولكن الاهتمام الذي توليه لتلبية احتياجاتهم هو جزء جيد من الخدمة التي تقدمها لهم.
اذكر أنك تأمل أن يكون راضيا عن شرائه وأن تظل تحت تصرفه إذا كان لديه أسئلة لطرحها عليك.
اسأل عميلك إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به لجعله أكثر إرضاءً. هل عنده مقترحات لتطوير الخدمة مثلا  ؟

 

خطوات اساسية : 

شعار الشركة واسمها ..  من المفيد دائمًا تقديم اسم الشركة أو شعارها أو معلومات الشركة الأخرى على خطاب الشكر. هذا يعزز وضوح الشركة.
إذا كتبت مذكرة شكر على بطاقة ، فتأكد من ذكر اسم شركتك.
إذا كانت ملاحظتك مكتوبة على ورق الشركة ، فسيكون شعار شركتك مرئيًا أيضًا ، ولا تحتاج إلى ذكرها في نص الرسالة.
إذا كتبت مذكرة شكر عبر البريد الإلكتروني ، فيجب أن يظهر شعار شركتك تحت توقيعك.

مثلا شهادة شكر وتقدير لعميل بدون ذكر اسم الشركة المقدمه للشهادة – مبنى للمجهول

استخدم الكلمات المعبرة المختصرة  . يجب أن يكون وفقًا للعلاقة الموضوعة مع عميلك والشخصية التي ترغب في منحها له. على سبيل المثال ، “بإخلاص” ، وهو رسمي في بعض الأحيان يمكن استبداله بـ “لك” أو أي صيغة أخرى تبدو مناسبة. يتم استخدام الصيغ الأخرى بشكل شائع من قبل الشركات لإعطاء بريدهم لمسة شخصية أكثر.

توقيع الرسالة بطريقة مكتوبة بخط اليد. إذا كان ذلك ممكنًا ، الشركات الكبيرة غالبا ما تواجه صعوبات في جعل بريدهم أكثر شخصية. غالبًا ما يكون التوقيع الإلكتروني أفضل من الاسم المكتوب ببساطة ، لانه يكون اكثر خصوصية مع البريد الالكترونى . اعمل فورمة توقيع لك واسحبها سكان واحفظها كصورة عند الحاجة هنا بتعبر ان حضرتك ارسلت الخطاب ده بصورة شخصية

 

الجزء 2 – استخدام العبارات المناسبة

قاوم إغراء “بيع” خدماتك مرة أخرى. ان كنت تكتب خطاب شكر لعملية الشراء التي قام بها عميلك. لا تحول الموضوع الى اعلان – خلى بالك ده خطا فادح – افترض أن لديك علاقة ثابتة مع عميلك وتجعلهم يشعرون بمكانهم على هذا النحو.
عبارات مثل “نأمل في القيام بأعمال تجارية مرة أخرى معك” هنا الصيغة كإعلان تجارى وده خطا كبير !
لا تقم بتضمين منتج إعلاني أو ذكر للمبيعات القادمة أو أي شيء يشبه الإعلان.

لا تكتب خطاب شكر للعميل واخر الخطاب تخرج الفكرة الشيطانية وتخبرك ” فيها ايه لو اقوله ان عندنا منتجات جديدة بردوا وكام صورة كدا ” ايه ده حضرتك انت بتسوق للعميل وبتعلن عن المنتجات الجديدة ولا تركيزك على خطاب الشكر بتاعه ؟

إرسال الرسالة مع طابع بريدي حقيقي( بوسطة ) . حتى لو أرسلت عشرات الرسائل ، فمن الأفضل عدم استخدام آلة الملصقات. إنها طريقة لقول أن رسالة الشكر هذه هي واحدة من العشرات ولن يشعر العميل بالخصوصية. في الواقع ، قد يعني هذا أن رسالتك ستنتهي في كومة البريد لتلقيها.

اكتب العنوان على الظرف باليد إذا استطعت. كلما كانت هذه الرسالة أكثر تخصيصًا ، زاد تقدير عميلك لها. إذا لم يكن لديك الوقت الكافي للقيام بذلك بنفسك ، اطلب من شخص ما القيام بذلك نيابة عنك. حتى لو لم تكن الشخص الذي يكتب العنوان نفسه ، فسيكون العميل معجبًا بخط اليد.

إعطاء تفاصيل الاتصال الخاصة بك ليتم الاتصال بك او بالشركة وتكون البيانات صحيحة وفعالة . تأكد من ظهور رقم هاتفك وعنوانك في مراسلاتك ، وشجع العميل على الاتصال بك إذا رغب في ذلك أو احتاجه. إذا اتصل بك ، كن مستعدًا للاستجابة لاحتياجاته.

 

الجزء 3 : كيف اكتب الرسالة ؟ 

 

اكتب الرسالة باليد.

تشبه طباعة الخطاب على الكمبيوتر.. كفورمة اعلان للعميل . بدلاً من الشعور بالتقدير والخصوصية ، قد يكون التأثير المتوقع ضد ما تهدف إليه.

خطة لكتابة مذكرة شكرا باليد.
إذا كان لديك الكثير من رسائل الشكر للكتابة ، فاطلب المساعدة من موظفيك. إنه حقًا يستحق وصف هذه الأحرف بشكل فردي.

لو هتحتاج كمية خطابات او شهادات شكر وتقدير  على الأقل لازم يكون عندك تصميم مميز خاص بشركتك واكيد بلوجو الشركة


إذا لم يكن من الممكن الكتابة بخط اليد ، فابحث عن طريقة لتخصيصها. على الأقل ، يجب أن يظهر اسم العميل وتوقيعك المكتوب بخط اليد على كل خطاب شكر. احرص على التوقيع الشخصى لخطابات الشكر للعملاء
في بعض الحالات ، قد يكون من المناسب ارسال الخطاب عبر البريد الإلكتروني ، بدلاً من كتابته بخط اليد. يكون هذا مناسبًا عندما تكون العلاقة بعميلك راسخة. المفتاح هو التأكد من أنها شخصية ومخلصة. إذا كان من الممكن الخلط بين بريدك الإلكتروني وإعلانك ، فأرسل ملاحظة مكتوبة بخط اليد.

اختيار بطاقة لرسالة الشكر او شهادة التقدير

موجود بالسوق انواع كتير من بطاقات الشكر – اختر شكل مميز وبسيط . إذا لم يكن لديك سوى بضع كلمات لتكتبها ، فإن بطاقة لطيفة تم اختيارها مكتوبة على ورق الشركة ستمنح عميلك الانطباع بأنه مميز. 

تجنب الورق العادى بتاع البرنتر الليزر العالمى كرسالة الشكر

اختر بطاقة شكر تناسبك في أي موقف. شوف الوان اللوجو عندك مثلا ايه وحاول تقرب من نفس الالوان ، فمن المألوف اختيار بطاقة ملونة تمثل الصورة التي ترغب في منحها لشركتك. تجنب استخدام البطاقات ذات الصور غير اللائقة أو غير الشخصية. او بطاقة مطبوع عليها صور اشخاص كفورمة ( بطاقات دعوات الفرح مثلا )

 

أخيراً .. فكر فى إرسال هدية معبرة 

إذا كنت ترغب في المضي قدمًا بفضل عميلك ، يمكنك إرسال هدية صغيرة مع رسالتك. هذا ليس ضروريًا ، لكن في بعض الأحيان يكون من الحكمة. يجب أن تكون هذه الهدية صغيرة ومفيدة. قد تكون الهدية غير تقليدية ولا تعكس شكل عملك ولكن تعطى المظهر الإحترافى فى مجال الأعمال .
أفكار للهدايا الصغيرة: درع تذكارى مثلا او ساعة مكتب او طقم مكتب كلها افكار ممكن تفيدك
لدى بعض الشركات حاليًا سياسة تمنعها من قبول الهدايا باهظة الثمن.

مع التحية والتقدير ,,

 

اظهر المزيد
error: Content is protected !!